Smile Denture & Implant Clinic (« nous », « notre », « nos ») s’engage à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et de vos renseignements personnels sur la santé. À titre de cabinet de denturologie, nous sommes un dépositaire de renseignements sur la santé au sens de la *Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé* de l’Ontario (« LPRPS »). Le cas échéant, nous respectons également la *Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques* (« LPRPDE ») et la *Loi canadienne anti-pourriel* (« LCAP »). La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements par l’entremise de ce site Web et dans nos cliniques d’Ottawa, de Perth, de Carleton Place et de Kanata.
1. Définitions
- Renseignements personnels — renseignements concernant une personne identifiable (p. ex. le nom, les coordonnées).
- Renseignements personnels sur la santé (RPS) — renseignements concernant votre état de santé, les soins de santé que vous recevez ou le paiement de ces soins, au sens de la LPRPS.
2. Renseignements que nous recueillons
- Vous nous les fournissez par nos formulaires Nous joindre, Prendre rendez-vous, Admission d’un nouveau patient et Références — y compris votre nom, vos coordonnées, vos préférences de rendez-vous et, sur le formulaire d’admission, des RPS comme vos antécédents dentaires et médicaux et l’état de vos prothèses actuelles.
- Formulaires Facebook. Si vous nous envoyez l’un de nos formulaires Facebook, Meta nous transmet les renseignements que vous y avez saisis, par exemple votre nom, votre numéro de téléphone, votre courriel et la clinique que vous avez choisie. Nous les utilisons pour communiquer avec vous et, si vous ouvrez ensuite notre page de prise de rendez-vous en ligne, pour remplir votre nom et votre courriel lorsque vous entrez le même numéro de téléphone. Nous conservons cette copie de jumelage à court terme sur nos systèmes pendant un maximum de 7 jours, et notre équipe reçoit les renseignements par courriel afin de faire un suivi auprès de vous.
- Couverture et facturation — les renseignements sur le RCSD, sur Sun Life ou sur votre assureur privé que vous nous fournissez afin que nous puissions confirmer votre couverture et facturer en conséquence.
- L’assistant Smiley — les messages que vous saisissez dans notre assistant de clavardage automatisé.
- Automatiquement — des données techniques limitées (navigateur, appareil, pages consultées) et, si activés, des témoins ou des outils d’analyse :
actuellement aucun.
3. Fins pour lesquelles nous utilisons les renseignements
Pour fournir, planifier et coordonner vos soins de denturologie; pour prendre et confirmer vos rendez-vous; pour répondre aux demandes de renseignements et aux références; pour vérifier la couverture et traiter la facturation avec le RCSD et les assureurs; pour respecter nos obligations légales, réglementaires et professionnelles de tenue de dossiers; et pour exploiter et améliorer ce site Web. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels ni vos RPS.
4. Consentement
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos RPS avec votre consentement éclairé, dans la mesure permise ou exigée par la LPRPS. Au sein de votre cercle de soins, votre consentement à communiquer vos RPS aux fournisseurs de soins de santé qui participent à votre traitement peut être implicite. Nous nous appuyons sur un consentement explicite pour toute communication non essentielle ou à caractère promotionnel. Vous pouvez retirer ou refuser votre consentement à tout moment, sous réserve des limites légales et de tenue de dossiers, en communiquant avec notre responsable de l’information; nous vous expliquerons toute conséquence que cela pourrait avoir sur vos soins.
5. Comment nous communiquons les renseignements
Nous ne communiquons les renseignements que dans la mesure nécessaire : aux membres de notre équipe clinique dans nos quatre cliniques; au RCSD, à Sun Life et à votre assureur pour confirmer la couverture et facturer, avec votre consentement; aux autres fournisseurs de soins de santé de votre cercle de soins; à nos mandataires et fournisseurs de services (par exemple, l’hébergeur de notre site Web et le fournisseur de notre assistant de clavardage) qui agissent en notre nom et sont liés par des obligations de confidentialité conformes à la LPRPS; et lorsque la loi l’exige ou le permet.
6. L’assistant de clavardage Smiley
Smiley est un assistant automatisé qui fournit des renseignements généraux et de l’aide pour la prise de rendez-vous. Il n’est pas un denturologiste et ne donne pas de conseils médicaux. Vos messages peuvent être traités par un service d’intelligence artificielle tiers un fournisseur de services d’intelligence artificielle tiers, qui peut traiter vos messages à l’extérieur du Canada afin de générer des réponses. N’y saisissez aucun RPS sensible et ne l’utilisez jamais en cas d’urgence — composez le 911. Votre conversation est conservée dans votre navigateur pour votre visite en cours. Nous conservons également une copie de la conversation — la page où vous étiez, ce que vous avez écrit ou sélectionné et les réponses de Smiley — sur notre serveur pendant un maximum de 30 jours, afin que notre équipe puisse examiner les conversations à des fins de qualité et améliorer les réponses de Smiley. Cette copie n’est associée qu’à un code de conversation temporaire et aléatoire généré dans votre navigateur, jamais à votre nom, courriel, numéro de téléphone ou tout autre identifiant — sauf si vous choisissez de fournir ces renseignements par l’intermédiaire des questions guidées de prise de rendez-vous de Smiley, lesquelles sont transmises à notre équipe de la même façon qu’une soumission de formulaire de rendez-vous, et traitées en vertu de la présente politique comme toute autre demande de rendez-vous. Un résumé quotidien est transmis par courriel à notre équipe aux mêmes fins de qualité — il indique l’heure, la page, le sujet et le résultat de chaque conversation, mais pas le texte des messages; les conversations complètes peuvent aussi être consultées sur notre page de réception interne sécurisée, et sont toujours supprimées après 30 jours. Lorsque vous envoyez une demande par l’intermédiaire de Smiley, le texte de votre conversation avec Smiley est inclus dans le courriel que reçoit notre équipe de la réception, afin qu’elle puisse voir ce que vous avez demandé. Les courriels qui comprennent le texte d’une conversation sont traités et conservés en vertu de la présente politique comme toute autre demande de rendez-vous (voir la section 10); la suppression après 30 jours décrite ci‑dessous s’applique à nos copies côté serveur. Si vous saisissez votre nom, votre numéro de téléphone ou votre courriel dans les étapes de prise de rendez-vous ou de rappel de Smiley, mais que vous quittez avant d’envoyer la demande, notre équipe pourrait tout de même recevoir ces coordonnées, la clinique et le type de demande après une période d’inactivité, afin de faire un suivi auprès de vous; ce courriel comprend aussi le texte de votre conversation avec Smiley jusqu’à ce moment. Les appels téléphoniques auxquels Smiley répond sont également transcrits; la transcription est incluse dans le courriel que reçoit notre équipe de la clinique au sujet de l’appel, et elle est conservée pendant un maximum de 30 jours dans le même espace de stockage sécurisé côté serveur que la copie de clavardage ci‑dessus. Les appels téléphoniques auxquels Smiley répond peuvent aussi être enregistrés; l’enregistrement est conservé pendant un maximum de 30 jours et n’est accessible qu’à l’équipe de la clinique, par un lien privé dans le courriel concernant votre appel. Dès que vous partagez un numéro de téléphone ou un courriel avec Smiley — que ce soit par téléphone ou sur le site Web — nous conservons également une courte note sur votre demande récente (par exemple, que vous avez demandé une réparation, ou qu’une consultation est réservée) associée à ce numéro de téléphone ou courriel pendant un maximum de 30 jours, afin que Smiley et notre équipe puissent reprendre là où vous vous étiez arrêté, que vous appeliez ou que vous utilisiez le clavardage; cette note n’est présentée qu’à une personne ayant fourni ce même nom et ce même numéro de téléphone ou courriel au cours de sa conversation en cours. Nous conservons également des notes sur l’état de votre demande — par exemple qu’elle est confirmée, que notre équipe vous a rappelé, ou qu’elle est close — dans le cadre de cette même fiche de demande de 30 jours, afin que Smiley et notre équipe puissent vous indiquer où en est votre demande. Ces copies sont supprimées automatiquement après 30 jours — vous n’avez rien à faire pour qu’elles soient retirées — mais vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée (voir la section 16) en tout temps pour demander la suppression anticipée d’une copie, ou pour toute autre question à ce sujet.
Pendant un maximum de 30 jours, notre journal sécurisé des conversations Smiley conserve également des codes d’événement aléatoires, l’heure de l’événement dans le navigateur et de sa réception sur le serveur, le modèle et la version du logiciel, ainsi que les délais de réponse et d’affichage. Ces champs techniques nous aident à repérer les messages manquants ou répétés et les réponses lentes; ils ne contiennent ni renseignements de santé, ni noms, ni numéros de téléphone, ni courriels, et ne sont pas transmis aux services publicitaires ou d’analyse.
7. Communications électroniques (LCAP)
Si vous acceptez de recevoir des courriels (par exemple, des mises à jour ou un bulletin), nous n’enverrons de messages électroniques à caractère commercial qu’avec votre consentement, en nous identifiant et en incluant un mécanisme de désabonnement dans chaque message, conformément à la LCAP. Les messages transactionnels concernant vos soins ou vos rendez-vous ne constituent pas de la publicité.
8. Témoins et outils d’analyse
Ce site Web utilise des témoins d’analyse et de mesure publicitaire : Google Analytics (pour comprendre comment les visiteurs utilisent le site), le suivi des conversions Google Ads (pour mesurer si une visite issue d’une annonce a mené à un appel ou à une demande de rendez-vous), le pixel Meta (Facebook) (mesure publicitaire) et Microsoft Clarity (statistiques d’utilisation anonymisées qui nous aident à améliorer le site). Ces outils déposent des témoins ou des identifiants similaires dans votre navigateur. Ils ne reçoivent jamais vos renseignements personnels sur la santé — les détails partagés dans nos formulaires ou notre clavardage sont transmis uniquement à notre clinique. Vous pouvez limiter ces témoins dans les paramètres de votre navigateur et désactiver la publicité personnalisée dans les paramètres des annonces de Google et les préférences publicitaires de Meta.
9. Mesures de protection et avis en cas d’atteinte
Nous maintenons des mesures de protection administratives, physiques et techniques raisonnables pour protéger les renseignements contre le vol, la perte et l’accès non autorisé, conformément à l’article 12 de la LPRPS. Si vos RPS sont volés, perdus ou consultés ou communiqués sans autorisation, nous vous en informerons dans les plus brefs délais raisonnables et vous informerons de votre droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, comme l’exige la LPRPS.
10. Conservation
Nous ne conservons les dossiers que pendant la durée nécessaire aux fins énoncées ci-dessus et selon les exigences de tenue de dossiers de l’Ordre des denturologistes de l’Ontario et de la loi applicable, après quoi ils sont détruits de façon sécuritaire.
11. Vos droits en vertu de la LPRPS
Sous réserve d’exceptions limitées, vous pouvez consulter vos dossiers de RPS (LPRPS, art. 52) et demander une correction (LPRPS, art. 55). Vous pouvez également poser des questions ou soulever des préoccupations au sujet de nos pratiques. Pour exercer ces droits, communiquez avec notre responsable de l’information (ci-dessous). Si nous ne pouvons résoudre votre préoccupation, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) — ipc.on.ca.
12. Où sont conservés les renseignements
Vos renseignements sont conservés au Canada. Lorsqu’un fournisseur de services traite des données à l’extérieur du Canada (par exemple, les assistants de clavardage et téléphonique, ainsi que le fournisseur de téléphonie qui achemine et enregistre les appels de Smiley), celles-ci peuvent être assujetties aux lois de ce territoire; nous faisons affaire avec des fournisseurs liés par des mesures de protection appropriées.
13. Mineurs
Les soins prodigués aux patients n’ayant pas atteint l’âge du consentement sont fournis avec la participation d’un parent ou d’un tuteur légal.
14. Liens vers d’autres sites Web
Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ni du contenu des sites tiers vers lesquels nous dirigeons des liens (par exemple, le RCSD, l’Association dentaire canadienne).
15. Modifications
Nous pouvons mettre à jour la présente politique; la date « En vigueur » changera alors et les modifications importantes seront publiées ici.
16. Coordonnées — Responsable de l’information et de la protection de la vie privée
Caner Karaceper, denturologiste · Smile Denture & Implant Clinic · 1218 Rooney’s Lane, Ottawa (Ontario) K1H 7Y7 · (613) 909‑7979 · ottawa@smiledenture.ca CIPVP (Ontario) : Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, ipc.on.ca, 1‑800‑387‑0073.